Rezači su dizajnirani za uništavanje papira. Laminirana dokumenta, plastični omoti, dokumenta sa metalnim hologramima ne mogu se uništiti u rezaču! Ne mogu svi modeli da usitnjavaju kreditne kartice ili CD-ove. Većina rezača papira obično može da izdrži obične male spajalice ili municiju za heftalice, ali velike spajalice nisu uključene u ovu listu. Takođe je važno znati kog su formata dokumenti koji će biti uništeni. Rezači imaju različite širine ulaznog otvora. Poznavanje karakteristika može pomoći da uštedite vreme. Na primer, širina ulaznog slota jednaka A3 veličini papira omogućava uništavanje A4 listova 2 puta brže ako umetnete listove po dužini.
Jedna od glavnih karakteristika rezača papira je nivo tajnosti. Ukupno ih je sedam. Stepen tajnosti zavisi od veličine fragmenta na koji rezač seče papir.
- P-1 ≤ 2.000 mm², sa maksimalnim propusnim opsegom ≤12 mm - koristi se za opšta javna dokumenta i otvorenu prepisku;
- P-2 ≤ 800 mm², sa maksimalnom širinom trake ≤ 6 mm - interni tok dokumenata kompanije: prepiska, uputstva, pravila;
- P-3 ≤ 320 mm², sa maksimalnim propusnim opsegom od 2 mm - poverljivi dokumenti: komercijalne ponude, prezentacije, cenovnici;
- P-4 ≤ 160 mm², sa širinom fragmenta ≤ 6 mm - poverljivi dokumenti koji sadrže poslovne tajne ili lične podatke: informacije o platama, računovodstveno i poresko izveštavanje;
- P-5 ≤ 30 mm², sa širinom fragmenta ≤ 2 mm - strogo poverljivi dokumenti koji sadrže veoma osetljive informacije o kompaniji: strateški planovi i studije, projektna dokumentacija;
- P-6 ≤ 10 mm², sa širinom fragmenta ≤ 1 mm - za poverljiva dokumenta državnih organa i velikih preduzeća;
- P-7 ≤ 5 mm², sa širinom fragmenta ≤ 1 mm - za strogo poverljiva dokumenta od nacionalnog značaja.
Ako rezač papira treba da bude postavlljen u neposrednoj blizini radnih mesta zaposlenih, onda je nivo buke veoma važan. Rezači, čiji je nivo buke ispod 60 dB, omogućavaju da budete u blizini dok je uređaj u funkciji i razgovarate telefonom ili sa kolegom na poslu. Ako je nivo buke veći od 60 dB, onda će, uprkos povećanoj snazi i funkcionalnosti, postavljanje direktno u kancelariju negativno uticati na rad zaposlenih.
Ako će se nalaziti u hodniku, odnosno na mestu gde je bolje ne ostavljati dokumente bez nadzora dok se potpuno ne unište, onda je zgodno koristiti rezače sa gornjim poklopcem koji se zaključava (prilikom uništavanja hrpe dokumenata). U većini slučajeva, četvorocifreni pin kod služi kao sredstvo zaštite. Omogućava zaključavanje poklopca za vreme trajanja uništavanja dokumenata. Ako ponovo unesete navedeni pin kod, poklopac će se otključati. U suprotnom, poklopac će se otključati tek nakon što se dokumenti unište. Čak i ako je rezač isključen iz struje, brava neće popustiti dok se dokumenta potpuno ne unište.
Važno je razumeti kako će rezač koji odaberete izgledati u kancelarijskom okruženju i da li će biti prijatno svakodnevno ga koristiti. Ne govorimo o boji ili obliku samog rezača, već više o funkcionalnim aspektima određenog dizajna:
- Korpa za otpatke može da se uvlači ili da se nalazi ispod poklopca sa mehanizmom za sečenje. Korpa za izvlačenje je praktičnija i funkcionalnija, učiniće proces uklanjanja isečenih dokumenata jednostavnim i brzim;
- Mnogi veliki rezači su opremljeni točkićima za kretanje po kancelariji;
- Prozor za pregled na korpi pomaže da se blagovremeno kontroliše stepen njene napunjenosti;
- Indikatori na telu rezača služe za kontrolu rada.
