U zavisnosti od primene, potrebna su jednostavna, stabilna izdanja poslovnih knjiga, koja se mogu porediti ili proveriti. Poslovne knjige se često koriste i kao dnevnici. Ovo objašnjava bogatstvo varijanti i visok nivo kvaliteta. Zapisnici se redovno vode, na primer na sastancima tima, a onda često služe kao osnova za svakodnevne operacije. Shodno tome, poslovne knjige se često koriste. Čvrsta izrada i otporna spoljašnjost se stoga svakako preporučuju.
Sa ove tačke gledišta, poslovne knjige su dnevnik poslovanja i dokumentaciono čine srž preduzeća. One nisu interesantne samo za svakodnevne procese. Kontinuirana poslovna knjiga koja godinama ispunjava mnoge pojedinačne tomove prikuplja informacije na poseban način. Ovo omogućava da se identifikuje razvoj preduzeća. Pored pravilnika o knjigovodstvu, one su važan izvor informacija. Mogu biti vrlo važne za novo rukovodstvo kompanije.
Isti format poslovne knjige nije potreban u svakom operativnom kontekstu. I ne mora uvek da bude A4 formata. Dostupne su i A5 i A6 veličine. Određene karakteristike, kao što je registar ili podela na tri kolone, u pojedinim slučajevima pojednostavljuju rukovanje poslovnim knjigama. Broj listova je obično 96, ali poslovne knjige A6 formata su dostupne i sa 32 lista.
U osnovi, spoljni dizajn poslovnih knjiga različitih boja pomaže pri razvrstavanju posebnih kategorija koje knjige treba da sadrže. Neke varijante su takođe dostupne sa funkcijom "samokopiranja".
